PENGERTIAN SINGKAT KESEKRETARIATAN DAN PROTOKOLER

PENGERTIAN SINGKAT KESEKRETARIATAN DAN PROTOKOLER

A.     Pengertian Skretaris

Dalam hal ini pengertian Sekretaris memiliki beberapa arti antara lain  :

1.  Sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan melakukan banyak tugas lain yang ada hubungannya, untuk meningkatkan efektifitas kerja pimpinan

2. Sekretaris adalah Orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis menulis mendapatkan informasi dan masalah masalah rahasia.

Kalasifikasi Sekretaris terbagi menjadi 2 (dua) yaitu, sekretaris junior dan sekretaris senior, senior dan junior yang membedakan haya jam terbang namum dalam praktik di lapangan tugas dan tanggung jawab tidak terlalu signifikan berbeda dan banyak memiliki kesamaan seperti :

a.      Surat – menyurat (korespondensi)

b.      Mengetik dan stenografi

c.       Pembukuan (Accounting)

d.      Pengarsipan (filling)

e.      Human relation

f.        Agenda dan penjadwalan Pimpinan

g.      Keprotokolan

B.      Ruang Lingkup Tugas dan Peran Sekretaris

Peranan Sekretaris Dalam praktek penyelenggaraan kantor di mana telah lazim bahwa pimpinan dari suatu perusahaan, instansi atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat menyurat, filing dan pelayanan tamu maupun urusan-urusan rapat. Pegawai tersebut lazimnya dinamakan sekretaris, apabila ia menyelenggarakan surat menyurat yang bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinannya. Pada mulanya sekretaris adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia. Kemudian lalu berarti petugas yang menyelenggarakan surat menyurat bagi seorang pejabat pimpinan yang kadang-kadang meliputi pula surat-surat rahasia atau surat yang bersifat pribadi yang tidak pada tempatnya disiarkan sembarangan. Akhirnya tugas sekretaris itu diperluas dengan segi-segi tata usaha lainnya. Kini seorang sekretaris pada pokoknya adalah asisten yang membantu dalam segala hal agar pimpinan dapat bersifat secara efektif dalam menunaikan tugas manajemennya. Tugas sekretaris tidak lagi dibatasi dalam bidang tata usaha saja, melainkan cenderung untuk terus menerus meluas.

C.      Keprotokolan

Pengertian menurut Undang-undang Nomor 9 Taun 2010 Tentang Keprotokolan :
Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.
UU No. 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan. adalah pengganti Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1987 tentang Protokol yang sudah dianggap tidak sesuai dengan zaman.

Protokoler adalah tugas yang tidaklah mudah oleh sebab itu, kita harus memahami tugas/aktivitas apa saja yang akan dilaksanakan oleh protokeler demi kelancaran kegiatan/acara yang telah dilaksanakan. Ada lima aktivitas protokeler yakni meliputi:

· Tata ruang adalah pengaturan atau penyiapan ruangan yang akan dijadikan tempat kegiatan/acara, pada penataan ini setiap unsur baik unsur barang maupun personil disusun secara tertib dan terkendali.

·  Tata upacara adalah pengaturan atau penyiapan susunan/rangkaian acara yang akan dilaksanakan dari awal hingga akhir acara, biasanya acara akan dipandu oleh pembawa acara

·       Tata Tempat adalah pengaturan atau penyiapan lokasi tempat acara dilaksanakan.

·       Tata Busana, adalah pengaturan atau penyiapan busana apa saja yang akan dikenakan dalam acara sesuai dengan konsepan acara yang telah disusun.

·      Tata Warkat, adalah pengaturan atau penyiapan surat menyurat yang terkait  acara.

D.     Kesimpulan

1.      Perusahaan / Bank memberikan kesempatan kepada pekerja untuk menggali wawasan dan ilmu dibidang kesekretariatan dan protokoler guna menghasilkan SDM yang mampu melaksanakan tugas pokoknya sebagai sekretaris dalam membantu tugas dan kerja serta menjadi penghubungan Direktur Bisnis PT Bank Lampung

2.      Sekretaris dibutuhkan guna meringankan tugas dan sebagai remind pimpinan dalam suatu perusahaan.

3.      Keprotokolan diperlukan dalam berbagai kegiatan pimpinan perusahaan maupun pemerintahaan dalam setiap aktivitas atau kegiatan.

Tweet